10 Gebote für gelungene Workshops

Workshops und Meetings stehen vielfach in dem Ruf, ein mieses Kosten-Nutzen-Verhältnis zu haben. Das liegt vor allem daran, dass sie oft miserabel vorbereitet sind. Aber keine Meetings sind auch keine Lösung. Hier sind zehn Tipps, wie wir das Beste aus Terminen herausholen, um vom Workshop-Frust zum Meeting-High kommen.

Ich habe ein Problem mit Workshops und (Entscheider-)Meetings. Nicht, weil ich meine Kollegen oder Kunden doof finde oder grundsätzlich nur allein im Home-Office produktiv bin, sondern weil ich mich darüber ärgere, dass niemand mehr Bock auf Workshops zu haben scheint.

Allen Workshop-Hassern sei gesagt: Das wird in Zukunft eher zu- als abnehmen. Machen wir also das Beste daraus!

Von Meeting-Frust zu Workshop-High

Wem kommt Folgendes bekannt vor? Hektisch verfasste Einladungen, kurzfristige Infos über benötigte Infos und Vorarbeiten, späte Absagen und lauter entsandte Stellvertreter, die keine Ahnung haben, warum sie eigentlich da sind (und oft auch tatsächlich wenig beizusteuern haben). Viel zu viele oder überhaupt keine Agenda-Punkte. Als Resultat permanente Nebentätigkeiten an Handys und Laptops statt Teamspirit. (Seitenbemerkung: Menschen schauen selten in ihre Smartphones, weil sie so versessen auf den Inhalt von E-Mails sind, sondern weil sie das Gefühl der Hoheit über ihre Zeit zurückhaben möchten.

Dabei wissen wir alle: Ideen zu entwickeln, neue Wege zu suchen und große gedankliche Sprünge zu machen, das ist im Arbeitsalltag nur schwer möglich. Und auch die Bereitschaft, Veränderungen mitzutragen, steigt durch die Qualität der Auseinandersetzung und mehr persönlichen Austausch mit den Kollegen und Partnern.

Wer von Anfang an in ein Vorhaben eingebunden wird und sich einbringen kann, identifiziert sich später stärker mit den verabschiedeten Ideen und Maßnahmen. Ferner kann durch gemeinsames Arbeiten ein Gefühl von Zusammengehörigkeit entstehen, das im Alltag sonst nur schwer herzustellen ist. Workshop-High nennen manche sowas.

Gute Meetings und Workshops sind echte Effizienz- und Innovations-Booster. Sie lösen etwas in Menschen aus, regen an, bringen Dinge ins Rollen oder helfen dabei, Projekte abzuschließen. Wenn denn alle Beteiligten – vor allem aber die Organisatoren – mehr Liebe in die Vorbereitung und etwas weniger blinde Hoffnung in die Magie der Schwarmintelligenz investieren würden.

Wie geil bitte fühlt sich ein produktives Meeting an? Und wie oft erlebt man so etwas schon?

Also Leute, lasst uns bessere Workshops und Meetings machen. „Zusammenkünfte“ sind unerlässlicher Bestandteil von New Work und Wissensökonomie. Mit der Zeit unserer Stakeholder vernünftig umzugehen ist nicht bloß eine Frage des Respekts, sondern erfolgs- und zukunftskritische Fähigkeit.

Schöner Nebeneffekt: Wo die Qualität von Meetings und Workshops steigt, sinken oft automatisch Quantität und Kosten. Workshops zu strukturieren und zu moderieren ist kein Hexenwerk.

Daher hier das kleine Einmaleins Agilen Arbeitens: meine zehn Gebote für gelungene Workshops.

1) Kennt und kommuniziert eure Ziele.

Alles, was im Workshop passiert, zahlt auf das definierte Ziel ein. Ein Roter Faden ist vorhanden und idealerweise für alle Teilnehmer leicht erkennbar. Sich am Anfang des Tages drauf zu verständigen erhöht die Verbindlichkeit. Jetzt ist der Zeitpunkt, sich als Moderator das Mandat einzuholen, die Gruppe zu steuern.

2) Priorisiert! Das Wichtige zuerst.

Thematisch gilt: Immer erst das Pflichtprogramm, dann die Nice-To-Haves. Wenn Dinge in Abhängigkeit voneinander stehen, muss entsprechend geplant und am Anfang Tempo gemacht werden. Wo Teilnehmer nicht wissen, warum sie überhaupt eingeladen wurden, kann das Wichtigste auch mal ein vernünftiges Onboarding sein.

3) Taktet die erste Tageshälfte eng, die zweite entspannt.

Vormittags sind viele Menschen leistungsfähiger als am späten Nachmittag. Das sollte auch die Meeting-Agenda abbilden. Nehmt Euch nicht zu viel vor. Entscheidungen am Ende eines langen Tages gefühlt übers Knie zu brechen macht die nächsten Schritte im Projekt auch nicht einfacher. (Pro-Tipp: „Ganztägige“ Veranstaltungen können auch am Nachmittag begonnen und am Vormittag des Folgetages beendet werden. Oft hilft es Teilnehmern, „eine Nacht drüber zu schlafen“ oder beim Feierabendbier Dinge sacken zu lassen.)

4) Führt kreative Aufgaben durch, solange die Teilnehmer frisch sind.

Das Hirn ist auch nur ein Muskel und macht irgendwann dicht! Deshalb sollten kognitiv anspruchsvolle Dinge wie Ideation-Runden immer zu Beginn einer Session stattfinden. Dabei sollte frei gestartet und dann sukzessive durch geeignete Kreativtechniken, Tools und Inputs gestützt werden.

5) Steigt nach dem Essen spielerisch ein.

Blutzuckerspiegel und Fresskoma sind reale Probleme und bei der Planung von Workshops zu berücksichtigen! Dabei spielt keine Rolle, wie professionell oder hochkarätig die Teilnehmer sind. Bietet Teilnehmern zwischendurch Getränke an. Das zügelt den Appetit.

6) Rechnet immer einen Puffer ein.

Zeit ist – zumal hinten raus – immer knapp. Rechnet deshalb grundsätzlich 20 – 25 Prozent Reserve ein. Wenn ihr sie am Ende nicht braucht: auch gut. Kein Mensch hat sich je beschwert, wenn ihm Zeit geschenkt wurde.

7) Plant in kurzen Zeitabschnitten – optimaler Weise in 15 Minuten-Intervallen.

Bei größeren Gruppen hilft es, Kleingruppen-Arbeitsphasen mit Bedacht einzuplanen, um Teilnehmern mehr individuelle Redezeit zu ermöglichen. Insbesondere für Kleingruppen gilt: Workshoppende sollten immer etwas zu tun haben, sonst beschäftigen sie sich mit anderen Dingen. Richtet euch dabei nach der 80/20-Regel. Diskussionen stiften ab einem gewissen Zeitpunkt keinen echten Mehrwert mehr. Kommata- und Wording-Diskussionen sind nicht Workshop-Bestandteil!

8) Plant ausreichend Pausen ein.

Genug Pausen stellen sicher, dass der Moderator während der Arbeitsintervalle die volle Aufmerksamkeit der Teilnehmerinnen einfordern kann! Sich die Beine zu vertreten hilft Teilnehmern, ihre Gedanken zu sortieren. Pausen kosten Zeit, zahlen sich aber aus.

9) Arbeitet mit Konzept, statt improvisiert.

Mike Tyson soll mal gesagt haben: „Everybody has a plan until they get punched in the face.“ Nicht alles lässt sich planen. Dennoch hilft es, einen realistisch kalkulierten Schlachtplan zu haben. Je unerfahrener die Moderatoren, desto mehr Arbeit muss im Vorfeld in die Konzeption fließen. Dazu zählt, gedanklich in Tools und Arbeitsanweisungen zu investieren, zentrale Anmoderationen sorgfältig vorzubereiten etc.

10) Habt Spaß!

Workshops dürfen nicht nur, sondern sollen Spaß machen! Seid nicht zu trocken, sondern integriert interaktive Elemente, viel Bewegung und Break Out Sessions. Sitzen ist pures Gift für die gedankliche Dynamik in Gruppen. Das kann man wissen und lässt sich planen.

Diese zehn Gebote sind nicht der Heilige Gral. Aber sie können ein Anfang sein. Vielleicht helfen sie euch dabei, eure Workshops und Meetings besser zu machen, strukturierten Austausch zu provozieren und am Ende des Tages gemeinsam bessere Ergebnisse zu erzielen.
Wenn wir mit Future Work Ernst machen möchten, kommen wir um Workshops und Meetings nicht herum. Lasst uns mit der Zeit unserer Kollegen und Kunden achtsamer umgehen.